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por Augusto Portugal

Biólogo e mestre em Ecologia pela UNICAMP e especialista em adoção e implantação de tecnologias Google for Education. Trabalha com o G Suite desde 2008.

Ao longo dos últimos 11 anos trabalhando na implantação e adoção do conjunto de ferramentas do G Suite for Education – chamado de Google Apps for Education até 2016-, percebo claramente que um dos primeiros e maiores impactos na adoção da plataforma como um todo, é na comunicação interna da instituição de ensino. A melhora na comunicação é praticamente instantânea depois que a plataforma é ativada e as pessoas começam a usar.

Uma das dificuldades para o ser humano em qualquer ambiente de trabalho é justamente a comunicação com seus colegas de equipe e, no caso da escola ou faculdade, com os aluno. Ter ferramentas fáceis de usar, intuitivas e flexíveis o suficiente para permitirem a transmissão e principalmente compreensão de uma mensagem por meio de diferentes mídias facilitam muito este processo.

Quando olhamos para o conjunto de ferramentas que compõem o G Suite for Education, de imediato identificamos alguns serviços focados em atender às necessidade de comunicação, como o Gmail, Hangouts Meet, Hangouts Chat e Agenda. Sim, a Agenda é considerada também uma ferramenta de comunicação, afinal utilizamos para comunicar outras pessoas sobre eventos, reuniões e outros compromissos por meio dos convites que enviamos. No próprio convite já comunicamos diversas informações como hora, local, participantes, recursos necessários, disponibilidade dos participantes e arquivos adicionais anexados. Além disso, a Agenda também nos ajuda na organização e gestão do tempo, que é sua função primária. Mas no momento atual de trabalho, cada vez mais em equipe e colaborativo, ao nos organizarmos individualmente, usando uma ferramenta que “comunica” automaticamente a minha agenda para o restante da equipe envolvida, ela já automatiza e facilita a comunicação sobre cronogramas, atividades e tarefas.

Dito isto, podemos perceber outra característica do G Suite como um todo: a facilitação de processos no dia-a-dia da instituição de ensino. Ao compartilhar de forma intuitiva as informações que o usuário julga relevantes aos colegas de trabalho sem gerar trabalho adicional, a ferramenta cumpre as funções de organizar e comunicar melhor. Tudo isso sem ter que pensar de fato na comunicação, apenas pelo fato de me organizar, já me comunico melhor com colegas de trabalho.

Outra grande característica do G Suite são as integrações entre as ferramentas que o compõem. A partir de uma troca de mensagens no Gmail é possível criar um compromisso na agenda com apenas um clique, já incluindo no compromisso a lista de convidados, o assunto e os últimos detalhes da troca de mensagens. Ou seja, a comunicação por e-mail tem continuidade em uma comunicação sobre uma reunião de forma quase que instantânea, adicionando as informações importantes para que a reunião seja produtiva e que todos os envolvidos participem.

E olha que só falamos de Gmail e Agenda até aqui. Quando olhamos para as outras ferramentas dedicadas à comunicação como Hangouts Chat e Meet, o cenário é o mesmo: integração com a Agenda por meio da geração automática de salas de videoconferência no Hangouts Meet, ou através de um Bot que ajuda a programar e principalmente encontrar um horário para reuniões dentro de uma troca de mensagens no Hangouts Chat entre professores e coordenação, por exemplo.

A comunicação continua fluindo muito bem, mesmo nas ferramentas que não são especificamente dedicadas a tal função. Pense, por exemplo, no Google Documentos, no qual escrevo este artigo no momento (ah, e um detalhe, estou no avião, escrevendo em modo offline usando um Chromebook). O Google Documentos é, primariamente, uma ferramenta de edição de textos, uma ferramenta de produção. Basta lembrarmos que ele nos permite trabalhar em equipe construindo juntos o texto e pronto! Lá vem a comunicação facilitada e integrada ao editor de textos para, por exemplo, economizar tempo na hora de montar o planejamento com meus professores.

O Google Documentos, carinhosamente apelidado de Docs, talvez seja a síntese do que o G Suite tem de melhor. Simplicidade, colaboração, eficiência e versatilidade a qualquer hora, qualquer lugar, qualquer dispositivo e qualquer time. A comunicação no Docs mostra a sua cara no modo de sugestões (que se transformam em “mini fóruns” de discussão, ou nos comentários, a partir dos quais eu peço uma sugestão para um colega que pode me responder e ajudar sem nem mesmo ter que sair do e-mail que ele recebe com a notificação do comentário que enviei, usando o “e-mail dinâmico”, uma das mais recentes integrações entre as ferramentas de edição do Google Drive e o Gmail.

Mas e quando os instrumentos nativos de comunicação do G Suite ou estas integrações entre estas ferramentas não são suficientes? Quando na instituição precisamos de algo mais, um processo específico nosso demanda o uso de outras ferramentas que não são do Google? Aí o G Suite como “plataforma” volta a brilhar. A loja de aplicativos do Chrome que permite a instalação de extensões no navegador, ampliando as possibilidades de cada funcionalidade, complementando as ferramentas, abrem possibilidades quase que infinitas.

Sabe aquele comentário que você gostaria de fazer em um documento que o colega compartilhou com você, mas que você sabe que se for escrito, vai ficar difícil de se fazer entender? E seu dissesse que pode utilizar um complemento ou extensão para adicionar comentários de voz, vinculados ao documento, da mesma forma que adiciona um comentário de texto? Em vez de mandar um áudio no whatsapp para o colega, explicando que você está mandando o áudio sobre o documento tal, porque ia ficar mais fácil de entender, mas aí o comentário fica descolado do texto e provavelmente o colega vai ter dificuldade em localizar exatamente sobre o que você está comentando, vai ter que ficar “pulando de ferramenta em ferramenta” para entender o que está acontecendo. Complicou a comunicação, certo? Bem mais simples quando você pode se valer da clareza e agilidade do áudio dentro do próprio documento.

Agora pensa nisso como instrumento de feedback para os alunos! O tempo e clareza que o professor ganha falando e gravando o comentário, de dentro do próprio documento, sem precisar escrever tudo. É praticamente a mesma coisa que pensar e o documento escrever por você! Uma ferramenta que faz isso é o Kaizena, procure nos complementos do Google Documentos e experimente!

E tudo isso são só alguns exemplos de funcionalidades que melhoram muito a comunicação interna na instituição. Seja entre professores, entre coordenação e professores ou entre alunos e professores. Muitas e muitas outras possibilidades existem e podem ser criadas a qualquer momento e agregadas à nossa grande “caixa de ferramentas” que é o G Suite.